Vissza

Útmutató ajánlatkérőknek

Közbeszerzési szabályzat és éves közbeszerzési terv

Ki minősül ajánlatkérőnek, mi kerüljön a közbeszerzési szabályzatba, és mi a teendő az éves tervvel március 31-ig. Jegyzőknek, gazdasági vezetőknek és közbeszerzési felelősöknek.

Ingyenes konzultáció Ajánlatkérői tanácsadás

Az oldalon

Ki minősül ajánlatkérőnek?

Hogy egy szervezet ajánlatkérő-e, azt a jogállása, a beszerzés finanszírozása vagy a tevékenysége dönti el, nem a saját mérlegelése. Ha ajánlatkérő, az értékhatárt elérő beszerzéseinél alkalmaznia kell a közbeszerzési törvényt.

Három alapeset:

  1. Klasszikus ajánlatkérők

    Minisztériumok, költségvetési szervek, önkormányzatok és társulásaik, közalapítványok és közjogi szervezetek, például a többségében közpénzből működő, közérdekű célt szolgáló intézmények. Minden értékhatárt elérő beszerzésükre eljárást kell lefolytatniuk, kivéve a törvényben kivételként felsorolt eseteket.

  2. Támogatásból beszerző cégek és civil szervezetek

    Csak az adott, támogatásból megvalósuló beszerzésnél válnak ajánlatkérővé, és csak ha két feltétel együtt teljesül:

    A támogatás: klasszikus ajánlatkérő közvetlenül támogatja a beszerzést, uniós értékhatár felett többségi részben, nemzeti értékhatár felett 75%-ot meghaladó mértékben.

    A tárgy: mélyépítési munka, kórház, sportlétesítmény, szabadidős létesítmény, iskola, felsőoktatási vagy közigazgatási épület építése, vagy ezekhez kapcsolódó szolgáltatás.

    Külön szabály, hogy a nemzeti értékhatárt elérő szolgáltatásmegrendelés bármekkora támogatási aránynál közbeszerzés-köteles, ha közvetlenül uniós forrásból finanszírozzák. Kivétel a Helyreállítási és Rezilienciaépítési Eszköz.

    A támogatott projektek határidős közbeszerzéseiről külön oldalon írunk.

  3. Közszolgáltató ajánlatkérők

    Ivóvíz-, gáz-, hő- vagy villamosenergia-hálózatot, hálózati közlekedést (vasút, villamos, trolibusz, autóbusz), repülőteret vagy kikötőt üzemeltető, kőolajat, földgázt vagy szenet kitermelő, illetve postai szolgáltatást nyújtó szervezetek, amikor e tevékenységükhöz szereznek be. Ide tartoznak az állami vagy önkormányzati befolyás alatt álló, illetve különleges vagy kizárólagos jog alapján működő társaságok is.

    A szennyvízelvezetés és -kezelés csak az ivóvízszolgáltatáshoz kapcsolódva tartozik ide.

Értékhatár és egybeszámítás

Az aktuális nemzeti és uniós értékhatárokat közbeszerzési értékhatár oldalunkon gyűjtöttük össze. A becsült értékbe össze kell számítani egy építési beruházás minden részét, az azonos közvetlen célt szolgáló szolgáltatásokat és az azonos vagy hasonló felhasználású árukat. Tilos a beszerzést úgy részekre bontani, hogy ez a törvény vagy az uniós értékhatár feletti szabályok megkerülésére vezessen.

Regisztráció 30 napon belül

Aki a törvény hatálya alá kerül, 30 napon belül köteles ezt bejelenteni a Közbeszerzési Hatóságnak, ajánlatkérői regisztrációval az EKR-ben. Az adatok változását is 30 napon belül át kell vezetni. Ez alól csak a 2. alapeset szerint, támogatás miatt ajánlatkérővé váló szervezetek és az önkéntesen beszerzők mentesülnek. Az uniós forrásból finanszírozott szolgáltatásmegrendelésnél (külön szabály) a regisztráció is kötelező. A lépéseket EKR-útmutatónk mutatja be.

Gyakori félreértés

Közbeszerzési szabályzat vagy beszerzési szabályzat: mi a különbség?

A belső beszerzési szabályzat nem helyettesíti a közbeszerzési szabályzatot. A kettő más jogszabályon alapul, más beszerzésekre vonatkozik, és más eljárást ír elő.

  • Kötelezettség

    Két külön kötelezettség

    Minden ajánlatkérőnek rögzítenie kell, ki miért felel a közbeszerzési eljárásokban (ha nincs általános szabályzat, eljárásonként). Belső beszerzési szabályzat a költségvetési szerveknek kötelező, az Ávr. alapján. Más szervezetnél erről a szervezet vagy a fenntartója dönt.

  • Értékhatár

    Értékhatár felett a közbeszerzési, alatta a beszerzési szabályzat

    A közbeszerzési szabályzat a nemzeti értékhatárt elérő beszerzésekre vonatkozik, az uniós értékhatár felettieket is beleértve. Az ez alattiakat a beszerzési szabályzat rendezi. Ha ez nem írja elő az egybeszámítást, a külön megrendelt, összetartozó tételek együtt értékhatár fölé kerülhetnek.

  • Eljárásrend

    Bírálóbizottság és EKR, illetve árajánlatkérés

    Közbeszerzésnél az ajánlatokat legalább háromtagú bírálóbizottság bírálja, az eljárás az EKR-ben zajlik. Értékhatár alatt a szervezet maga választja meg a kontrollt, például három árajánlatot kér.

  • Jogkövetkezmény

    Jogorvoslat, illetve belső felelősség

    A hiányzó felelősségi rendet a Közbeszerzési Döntőbizottság jogorvoslati eljárásban jogsértésként állapíthatja meg. A megkötött szerződést ez önmagában nem teszi semmissé. A beszerzési szabályzat megsértése jellemzően belső, munkajogi vagy fegyelmi ügy.

Kötelező tartalom

Mit kell tartalmaznia a közbeszerzési szabályzatnak?

A szabályzat rögzíti, ki készíti elő, folytatja le és ellenőrzi belül az eljárásokat, ki dönt, ki jár el az ajánlatkérő nevében, hogyan dokumentálnak, és ki mit tehet az EKR-ben. Ezt hat fejezetre érdemes bontani.

  • 01

    Előkészítés és felelősségi rend

    Ki jelzi a beszerzési igényt, ki írja a műszaki leírást, ki állapítja meg a becsült értéket, és hogyan biztosítják a fedezetet a gazdálkodási szabályok szerint.

  • 02

    Ki dönt és miről

    Tisztség vagy testület szerint: ki indítja az eljárást, ki hagyja jóvá a felhívást és a közbeszerzési dokumentumokat, ki hozza a lezáró döntést, és ki írja alá a szerződést.

  • 03

    Bírálóbizottság és szakértelem

    A bírálóbizottság összeállítása úgy, hogy az eljárásban részt vevők együtt lefedjék a szakmai, közbeszerzési, jogi és pénzügyi szakértelmet. Rögzítse azt is, ki ellenőrzi az ajánlattevőket, ebben segít nyilvántartás-ellenőrzőnk.

  • 04

    Összeférhetetlenség

    Kötelező írásbeli nyilatkozat mindenkitől, aki részt vesz az előkészítésben és a lebonyolításban, az érdekeltségek ellenőrzése, és az érintett személy azonnali kizárása a döntéshozatalból.

  • 05

    EKR-jogosultságok és iratkezelés

    Ki jár el az ajánlatkérő nevében, kinek milyen jogosultsága van az EKR-ben, ki hagyja jóvá a hirdetmények feladását, és hogyan kezelik az elektronikus iratokat.

  • 06

    Szerződésteljesítés és iratmegőrzés

    Ki igazolja a teljesítést, hogyan kezelik a szerződésmódosítást, és hogyan őrzik az iratokat. Az eljárás iratait az eredményről szóló tájékoztató közzétételétől, a teljesítés iratait a teljesítéstől számítva legalább öt évig kell megőrizni.

Miért kockázatos a letöltött minta?

Egy internetes sablon döntési szintjei ritkán egyeznek a szervezet Szervezeti és Működési Szabályzatával (SZMSZ) és aláírási rendjével, az SZMSZ-szel ellentétes döntés pedig jogsértő lehet. Ezért a szabályzatot mindig a saját SZMSZ-hez és aláírási rendhez igazítjuk, ajánlatkérői közbeszerzési tanácsadásunk részeként.

Ki fogadja el a szabályzatot, és mikor kell módosítani?

A törvény nem mondja meg, ki fogadja el a szabályzatot, és kötelező felülvizsgálati ciklust sem ír elő. A gyakorlatban:

  • Elfogadás: a szervezet hatásköri rendjéből következik (SZMSZ, alapító okirat, társasági szerződés). Célszerű, hogy az fogadja el, aki az eljárásokban a döntési jogköröket gyakorolja vagy átruházza, önkormányzatnál jellemzően a képviselő-testület.
  • Módosítás: kötelező, ha a szabályzat már nem felel meg a jogszabályoknak vagy a szervezet működésének. Tipikus ok az érdemi jogszabályváltozás, az SZMSZ vagy a döntési jogkörök átalakítása, és egy megnevezett felelős vagy EKR-felhasználó távozása.
  • Átnézés: évente egyszer javasoljuk, az éves tervvel együtt.
  • Ha nincs szabályzat: eljárás így is indítható, de a felelősségi rendet minden eljárásnál, legkésőbb az előkészítés előtt külön kell rögzíteni. Évi több eljárásnál ez több munka és több hibalehetőség.

Határidő: március 31.

Éves közbeszerzési terv: kinek kell, mi kerül bele, mikor kell közzétenni?

A klasszikus és a közszolgáltató ajánlatkérőknek minden évben március 31-ig el kell készíteniük az éves összesített közbeszerzési tervet. Aki csak támogatás vagy önkéntes vállalás miatt bonyolít közbeszerzést, annak nem kell tervet készítenie.

  • Március 31.

    Elkészítés március 31-ig, közzététel az elfogadás után

    Az elfogadott tervet haladéktalanul közzé kell tenni az EKR-ben. A terv nyilvános, a következő évi terv közzétételéig elérhetőnek kell maradnia, és legalább öt évig meg kell őrizni.

  • Tartalom

    Mi kerül a tervbe?

    Legalább a beszerzés tárgya, a tervezett mennyiség, az irányadó eljárásrend, a tervezett eljárásfajta, az eljárás megindításának tervezett időpontja és a szerződés teljesítésének várható időpontja. Az indítás időpontjánál számoljon az eljárásfajta minimális határidőivel, ezeket a közbeszerzési határidő-számítónk kiszámolja.

  • Nullás terv

    Akkor is kell terv, ha nem terveznek közbeszerzést

    A törvény ezt külön nem rendezi, de a Közbeszerzési Hatóság szerint a tervet ilyenkor is el kell készíteni és közzé kell tenni (Közbeszerzési Értesítő Plusz, 2019. június). Ez az álláspont nem kötelező erejű, de a biztonságos megoldás a nullás terv közzététele az EKR-ben, külön forma nélkül.

  • Tervmódosítás

    Év közbeni módosítás, ha új igény merül fel

    A terv nem kötelez a benne szereplő eljárások lefolytatására, és olyan beszerzésre is indítható eljárás, amely nincs benne. Ilyenkor a tervet az igény felmerülésekor, indoklással módosítani kell, és a módosítást haladéktalanul közzé kell tenni az EKR-ben. A közzététel nem feltétele az eljárás megindításának. A terv elkészülte előtt indított eljárást utóbb fel kell venni a tervbe.

Gyakorlati buktatók

Gyakori hibák a közbeszerzési szabályzatban és az éves tervben

Ezek a hibák ritkán szándékosak, de komoly következményük lehet: egy elmaradt eljárás után megkötött szerződés főszabály szerint semmis, uniós támogatásnál pedig pénzügyi korrekció jár érte. Többnyire abból adódnak, hogy a szabályzat évekig nem változik, a szervezet viszont igen. Ha nem biztos benne, hogy a saját dokumentumai rendben vannak, írjon nekünk, és átnézzük őket.

  • Szabályzat

    Elavult nevek, tisztségek és EKR-jogosultságok

    A szabályzat olyan személyt vagy egységet nevez meg, amely már nem létezik, vagy az EKR-ben mások rendelkeznek jogosultsággal, mint akiket kijelöl. Pedig a törvény éppen azt várja el, hogy egyértelmű legyen, ki jár el az ajánlatkérő nevében, és ki mit tehet az EKR-ben.

  • Bírálat

    A döntéshozó a bírálóbizottságban ül

    Az eljárást lezáró döntést meghozó személy nem lehet a bírálóbizottság tagja. Ha testület dönt, csak tanácskozási jogú tagot delegálhat a bizottságba, és név szerint kell szavazni. Kis szervezetnél, ahol kevés a szakember, erre külön figyeljen.

  • Regisztráció

    Hiányzó vagy elavult ajánlatkérői adatok

    Új intézménynél, átalakult társaságnál vagy adatváltozáskor könnyen elcsúszik a 30 napos bejelentési határidő. Regisztráció nélkül az EKR-ben eljárást sem lehet indítani, és tervet sem lehet közzétenni.

Referenciák

Megbízóink 1996 óta

Önkormányzatok, állami intézmények és költségvetési szervek, akiknek közbeszerzési szabályzatát elkészítettük, éves tervét gondoztuk, vagy teljes eljárásait lebonyolítottuk.

  • 101 megbízó a referencialistán
  • 36 önkormányzat és társulás
  • 28 vállalkozás
  • 16 állami szerv
  • 13 egyéb szervezet
  • 8 oktatási intézmény
Megbízás típusa
  • vállalkozás MÁV Zrt. Közbeszerzés, közbeszerzési tanácsadás, projektmenedzsment
  • állami szerv Fővárosi Törvényszék Közbeszerzési tanácsadás
  • önkormányzat és társulás Nyíregyháza Önkormányzata Közbeszerzés, projektmenedzsment, pályázatírás
  • állami szerv Oktatási Minisztérium Közbeszerzés, projektmenedzsment
  • önkormányzat és társulás Budapest II. Kerület Önkormányzata Kerületi fejlesztés, közbeszerzés
  • állami szerv Nemzeti Infrastruktúra Fejlesztő Zrt. Műszaki tervezés, projektmenedzsment

Teljes referencialista megtekintése → Részletes ajánlatkérői szolgáltatásaink

Gyakori kérdések

Nézzük át együtt a szabályzatát és az éves tervét

Írja meg, milyen szervezetet képvisel, és mi a kérdése a közbeszerzési kötelezettséggel, a szabályzattal vagy az éves tervvel kapcsolatban. Átnézzük, és egyeztetjük, miben segítünk. Az első konzultáció ingyenes, és nem jár kötelezettséggel.

Benkó István Zsolt

Benkó István Zsolt

Vezető közbeszerzési szakértő

1996 óta vezeti irodánkat, több mint 30 éves szakmai tapasztalattal a közbeszerzési és projektmenedzsment területén.

30+ év tapasztalat Közbeszerzési szakember

Közvetlen mobil +36-20-424-5411

Jogszabályi háttér

Az oldalon összefoglalt szabályok forrásai, a hatályos jogszabályszöveg alapján.

  • Ki minősül ajánlatkérőnek: Kbt. 5–7. §, 9–14. §, 19. § (2)–(3), 26. § (1)–(1a)
  • Közbeszerzési és beszerzési szabályzat: Kbt. 19. § (3), 27. § (1)–(2) és (4), 165. § (3) d), Ávr. (368/2011. Korm. rendelet) 13. § (2) b)
  • A szabályzat tartalma: Kbt. 25. §, 27. § (1), (3)–(4), 46. § (2), 141. §
  • Elfogadás és módosítás: Kbt. 27. § (1)–(2)
  • Éves közbeszerzési terv: Kbt. 42. § (1)–(3), 43. § (2) a) és (4), 424/2017. Korm. rendelet 7. § (5)
  • Gyakori hibák: Kbt. 26. § (1), 27. § (1) és (5), 137. § (1) a), 256/2021. Korm. rendelet 397. §