Közbeszerzési szabályzatok elkészítése
A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok pontosan megadják az egyes eljárások lefolytatásának szabályait. Ennek részét képezi, hogy az ajánlatkérő az adott beszerzési eljárás megkezdése előtt köteles meghatározni a beszerzés előkészítésének, lefolytatásának és belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek és szervezetek felelősségi körét, valamint az eljárásai dokumentálási rendjét a Kbt. előírásai és a Közbeszerzési Hatóság útmutatója alapján. Ez történhet általános jellegű, az összes eljárás vonatkozásában irányadó szabályzattal, eseti jellegű, csak az adott eljárás vonatkozásában irányadó szabályzattal, illetve az általános jellegű szabályzatot eseti jelleggel módosító, kiegészítő eseti szabályzattal. Szerződéskötést követően az eljárás előkészítő szakaszában áttekintjük megbízónk eljárásokra vonatkozó belső eljárásrendjeit, és azok alapján szükség szerint, illetve a megbízói igények szerint elkészítjük a fentiek szerinti általános és vagy eseti közbeszerzési szabályzatot.
Műszaki leírás
A műszaki leírás azoknak az előírásoknak az összessége, amelyek meghatározzák a beszerzendő szolgáltatások, áruk vagy építési beruházás (az eljárás tárgya) tekintetében megkövetelt mindazon jellemzőket, amelyek alapján az eljárás tárgya olyan módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérő által igényelt rendeltetésnek. Erre tekintettel a közbeszerzési dokumentumok ajánlatkérő szempontjából legnagyobb jelentőséggel bíró tagja. Ennek megfelelően a műszaki leírás összeállítása elsősorban ajánlatkérő feladata, melyhez azonban adott esetben szükséges lehet igénybe venni hozzáértő külső szakember segítségét. Építési beruházások esetében ez általában nem is elkerülhető, tervezőre, általában többre is, szükséges bevonni legalább a tervek elkészítésébe. Ugyanakkor a műszaki leírások tartalmával kapcsolatosan számos eljárási előírást is be kell tartani. Az előkészítési folyamat során ezek betartásához folyamatos támogatást nyújtunk akár közvetlenül a megbízónk, akár az általa a műszaki leírás elkészítésével megbízott szakemberek számára, biztosítva ezzel, hogy a jogszabályi előírásoknak és az ajánlatkérői igényeknek mindenben megfelelő műszaki leírás kerüljön meghirdetésre.
A közbeszerzés besorolása értékhatárok szerint
A megvalósítandó beszerzést alapvetően két szempont szerint lehet besorolni: a beszerzés tárgya és értéke (becsült érték). Mindkettő alapvetően befolyásolja a követendő eljárásrendet, az alkalmassági és értékelési szempontokat és a határidőket. Tárgy alapján egy beszerzés irányulhat árubeszerzésre, szolgáltatás beszerzésére, építési beruházás beszerzésére (megvalósítására) - melyen belül alapvetően lehet kivitelezés, tervezés és építés -, vagy a fentiek kombinációjából álló vegyes beszerzésre. A tervezésekor különös gondot fordítunk arra, hogy a fentiek alapján a megfelelő közbeszerzési eljárást javasoljuk az értékhatárok figyelembevételével megrendelőink számára.
Alkalmassági és értékelési szempontok
A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok, illetve a hozzájuk kiadott hatósági jogértelmezések és útmutatók nagyon részletes, több száz oldalas előírásrendszert tartalmaznak, melyekre az alkalmassági és értékelési szempontok kialakítása során figyelemmel kell lenni. A beszerzési szakértelemmel nem rendelkező ajánlatkérőtől irreális lenne elvárni, hogy ezen bonyolult szempontrendszernek mindenben megfelelő jogszerű követelményrendszert állítson össze, amely még az ajánlattevő megfelelő kiválasztását is biztosítja. Minderre tekintettel megrendelőinkkel szorosan együttműködve, kiemelt gondossággal állítjuk össze több évtizedes tapasztalatunk és naprakész jogszabályismeretünk birtokában az eljárás során alkalmazandó alkalmassági feltételeket és az értékelési szempontrendszert.
Ajánlati/részvételi felhívás és a közbeszerzési dokumentumok
A fenti előkészítő munkák eredményeképpen állnak össze az ajánlattevők számára rendelkezésre bocsátott ajánlati vagy részvételi felhívás és a kapcsolódó dokumentumok (eljárástól függően). Ezek általában a következők: ajánlattételi felhívás, közbeszerzési dokumentáció (útmutató az ajánlattevők számára), iratminták, műszaki leírás és tervek, árazatlan költségvetés, valamint szerződéstervezet.
Kiegészítő tájékoztatások
Az eljárás megindítását követően lehetőséget kell biztosítani az ajánlattevők számára, hogy feltegyék kérdéseiket az ajánlatkérői elvárásokkal, a hirdetményben és a dokumentumokban foglaltakkal kapcsolatban az ajánlatkérés teljes időszaka alatt. Az ajánlattevői kérdésekre a válaszokat úgynevezett kiegészítő tájékoztatások formájában határidőre meg kell adni, egységesen minden ajánlattevő számára, függetlenül attól, hogy a kérdés kitől származik. A beszerzési kérdésekre adandó válaszokat tanácsadóként mi adjuk meg az ajánlatkérő számára, a tárgyi kérdések esetében pedig biztosítjuk azt, hogy az ajánlatkérő, illetve szakértői által adandó válaszok jogszerűek legyenek.
Értékelési jegyzőkönyvek és dokumentumok összeállítása
A Kbt. 27. § (4) bekezdése alapján ajánlatkérő a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, jogi és pénzügyi szakértelemmel együttesen rendelkező, legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni az ajánlatok elbírálására és értékelésére. A szakmai kompetencia igazolása jellemzően releváns végzettséggel vagy igazolt gyakorlati tapasztalattal történik, míg a beszerzési szakértelem megszerzéséhez szükséges a Kbt. és gyakorlati ismeretek alapjait lefedő képzés elvégzése vagy dokumentált eljárásvezetési gyakorlat. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. A végső döntési jogkör minden esetben az ajánlatkérőnél marad, a bírálóbizottság csak előkészítő és javaslattevő szerepet tölt be. A bírálati munka során eljárási szakértelmet értelemszerűen biztosítunk megrendelőink számára, de igény esetén a jogi szakértelem biztosítását is felár nélkül vállaljuk. Feladataink részét képezi a bírálat során készítendő összes jegyzőkönyv, hiánypótlási felhívás, döntési dokumentum, valamint az értékelést és egyben az eljárást lezáró összegezés összeállítása.
Beszerzési szerződés összeállítása
Az eljárást lezáró összegezés kiküldését követően elkészítjük a nyertes ajánlattevővel aláírandó szerződést az ajánlatkérési dokumentumoknak, valamint a nyertes ajánlatnak a szerződéskötési kötelezettség beálltakor (általában az ajánlat beadásának határideje) hatályos állapota szerint. Fontos, hogy eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a nyertes ajánlattevővel - közös ajánlattétel esetén a nyertes ajánlattevőkkel - köteles írásban megkötni az eljárásban közölt végleges feltételek, szerződéstervezet és ajánlat tartalmának megfelelően. A megkötött szerződést követően támogatjuk ügyfeleinket a teljesítés nyomon követésében és a kapcsolódó dokumentációs kötelezettségek teljesítésében, biztosítva az eljárás eredményeként létrejött szerződéses viszony megfelelő adminisztrálását. A szerződésmódosítás speciális jogszabályi követelményeknek kell megfeleljen, amelyek betartását az eredeti eljárásban kötött feltételekhez képest vizsgáljuk. Az eljárás során keletkezett dokumentumok megőrzési kötelezettségében is segítünk, biztosítva a beszerzési eljárásra vonatkozó iratmegőrzési előírások teljesülését.