EKR útmutató

Mikor kötelező az EKR

Az EKR (Elektronikus Közbeszerzési Rendszer) a ekr.gov.hu címen működő állami rendszer, amelyben a magyar közbeszerzési eljárások zajlanak. Üzemeltetője az Új Világ Nonprofit Szolgáltató Kft., szakmai tulajdonosa a Nemzeti Fejlesztési Központ. A részletszabályokat a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet adja meg.

A főszabály rövid. A Kbt. 40. § (1) bekezdése szerint a közbeszerzési és koncessziós beszerzési eljárást az EKR igénybevételével kell lefolytatni, a 41. § (1) bekezdése szerint pedig az ajánlatkérő és a gazdasági szereplők közötti minden nyilatkozat és információ közlése írásban, elektronikus úton történik.

Kivételek a főszabály alól

A kivételeket gyakran félreidézik, ezért érdemes megkülönböztetni őket:

• Kbt. 41. § (2): nem kell elektronikus kapcsolattartást alkalmazni az eljárás előkészítése során a 28. § (2) és (4) bekezdése körébe tartozó nyilatkozatokra, a szerződés megkötésére, és a szerződéskötést követő kommunikációra. Ez utóbbi alól viszont kivétel az előzetes vitarendezés, az iratbetekintési kérelem és az azzal összefüggő írásbeli kommunikáció, valamint a 45. § (2) szerinti tájékoztatás.
• Kbt. 41. § (3): egyes hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárásokra, egyedi művészeti alkotás megszerzésére és az innovációs partnerség szerződéses szakaszára sem az elektronikus kapcsolattartás, sem a 40. § (1) bekezdése nem alkalmazandó.
• Kbt. 41/C. § (1): az ajánlatkérő maga rendelkezhet úgy, hogy nem kötelező az EKR alkalmazása, ha a beszerzés sajátos berendezéseket vagy fájlformátumokat igényel, ha olyan fájlformátumok kellenek, amelyeket más széles körben elérhető alkalmazás nem kezel, ha különleges irodai berendezés szükséges, ha fizikai vagy méretarányos modellt kell benyújtani, vagy ha a dokumentumok üzleti titkot, minősített adatot tartalmaznak. Ilyenkor a 41/C. § (2) alapján az összegezésben meg kell indokolni, miért volt szükség az elektronikus úttól eltérő kommunikációra.

Egy hivatkozás, amelyet érdemes ellenőrizni. A Kbt. 41/C. § (1) bekezdésének e) és f) pontját hatályon kívül helyezték, a hatályos szövegben üresen állnak. A tartós üzemzavarra alapított papíralapú lefolytatás tehát ma már nem ezen a jogcímen nyugszik. Nem elméleti kérdés: az EKR hivatalos gyakran ismételt kérdései és az üzemeltető díj-visszatérítési tájékoztatója egyaránt ma is az e) pontra hivatkozik.

A négy díjtétel

Rendszerhasználati díj a 40/2017. (XII. 27.) MvM rendelet 1/A. §-a szerint

Eset	Bruttó	Nettó és áfa
Eljárás az EKR-ben	50 800 Ft	40 000 Ft + 10 800 Ft
Lehívás EKR-en kívül kötött keretmegállapodásra	12 700 Ft	10 000 Ft + 2 700 Ft
Utólagos közzététel EKR-en kívül lefolytatott eljárás után	12 700 Ft	10 000 Ft + 2 700 Ft
Mentesülés a Kbt. 31. § (5) alapján vagy közzétett üzemzavar miatt	0 Ft	nincs

A díj attól függ, hol folyt le az eljárás, és hogy keretmegállapodásos lehívásról van-e szó. Az eljárásfajta, az eljárásrend és a becsült érték nem befolyásolja: az alapeset a 40/2017. (XII. 27.) MvM rendelet szóhasználatával „egységesen” fizetendő, tehát nemzeti és uniós eljárásrendben ugyanannyi. A mentesülés csak az utólagos közzétételi díjra vonatkozik, a már megfizetett díj visszatérítését külön kell kérni.

A díj megfizetése

A díjat kizárólag banki átutalással lehet teljesíteni, az EKR üzemeltetőjének számlájára. Egyetlen formai követelmény van, és a legtöbb átutalás ezen hasal el: a Közlemény rovatban fel kell tüntetni az eljárás EKR azonosítóját. Az üzemeltető kéri, hogy az azonosító mellé ne kerüljön speciális karakter.

Ha az utalás nem azonosítható, a rendszer nem kapcsolja az eljáráshoz. Az eljárás ilyenkor nem folytatható, az összeget az üzemeltető tizenöt napon belül visszautalja, a díjat pedig újra meg kell fizetni, a helyes azonosítóval.

A számlaszámot szándékosan nem írjuk ki. Egy máshol vezetett bankszámla adatait átvenni és külön karbantartani fölösleges kockázat: ha az üzemeltető megváltoztatja, egy elavult másolat alapján indított utalás rossz helyre kerül, és az eljárás elakad. Az érvényes adatokat mindig az üzemeltető saját oldaláról érdemes kimásolni: rendszerhasználati díj.

Mikorra kell fizetni. Az 1/A. § (4) bekezdése szerint a díjat az eljárást megindító felhívásnak az EKR-ben történő megküldéséig kell megfizetni: hirdetménnyel induló eljárásnál a Közbeszerzési Hatóság felé történő feladásig, hirdetmény nélkül indulónál a gazdasági szereplők részére történő megküldésig. Megfizetettnek az a nap számít, amelyen az összeg a számlán jóváírásra kerül, tehát az átutalás indítása nem elég.

Nemfizetés és visszatérítés

Ha a díj nem vagy nem az előírt mértékben került befizetésre, az üzemeltető az 1/B. § (1) bekezdése alapján jogosult az eljárás megindítását megakadályozni. Egyetlen kivétel a rendkívüli sürgősségre tekintettel indított hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás.

Az 1/C. § három esetben rendel visszautalást tizenöt napon belül: ha az ajánlatkérő a felhívást a közzététel előtt visszavonja és ezt igazolja az üzemeltető felé, ha adminisztratív hiba folytán kétszer fizette be a díjat, illetve a tartós üzemzavarra alapított esetben.

A kérelmet cégszerűen aláírva, postai úton vagy cégkapun keresztül kell megküldeni. Az üzemeltető kifejezetten jelzi, hogy e-mailben küldött kérelmet nem tud teljesíteni. Pro forma számlát és előlegbekérőt nem állít ki.

Az ajánlattételi határidő és a bontás

Ezeket a szabályokat a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet két külön módosítása írta át, és a két időpont nem esik egybe. A határidő-ablakot és a bontás időzítését a 427/2024. (XII. 23.) Korm. rendelet állapította meg 2025. március 1-jétől. Azt viszont, hogy a határidő lejárta után egyáltalán nem nyújtható be ajánlat, a 371/2025. (XI. 28.) Korm. rendelet 9. §-a mondta ki, 2025. december 2-ától. A 35. § (14) bekezdése szerint ez utóbbit az akkor már folyamatban lévő eljárásokban is alkalmazni kell. A legtöbb interneten fellelhető EKR-összefoglaló még a korábbi szöveget adja meg.

A 424/2017. Korm. rendelet hatályos szabályai a határidőről és a bontásról

Kérdés	A hatályos szabály
Mikorra tűzhető az ajánlattételi vagy részvételi határidő?	Munkanapra, reggel kilenc és délután tizenhat óra közötti időpontra.
Mikor kezdődik a bontás?	A határidő lejártát követően hatvan perccel később.
Benyújtható-e ajánlat a határidő után?	Nem. Az ajánlatnak a határidő lejártáig kell elektronikusan beérkeznie, a beérkezés időpontjáról az EKR visszaigazolást küld, és a határidő lejárta után az EKR-ben ajánlat már nem nyújtható be.
Megismételhető-e a bontás?	Nem, ezt az 5/B. § zárja ki.

Egy ellentmondás, amellyel érdemes tisztában lenni. Az EKR hivatalos gyakran ismételt kérdései között ma is ez áll: „Az ajánlattételi határidő lejártát követő 24 óra elteltével már elkésett ajánlatot sem lehet benyújtani az EKR-ben.” A mondat azt sugallja, hogy a határidő után huszonnégy órán át még benyújtható elkésett ajánlat. A 15. § (3) bekezdésének hatályos szövege szerint nem. Aki a gyakran ismételt kérdésekre hagyatkozik, olyan mozgásteret feltételez, amely nincs meg.

Üzemzavar: amikor a határidő nem jár le

A 424/2017. Korm. rendelet 16. §-a azt az esetet rendezi, amikor a rendszer nem elérhető. A következmény súlyos: a felsorolt esetekben a határidő nem jár le, és az ajánlatkérő köteles meghosszabbítani.

• 16. § (1) a): az EKR, vagy az ajánlat elkészítését támogató, illetve a bejelentkezésre szolgáló része az ajánlattételi szakaszban a határidő lejárta előtt bármikor folyamatosan legalább huszonnégy óráig nem elérhető,
• 16. § (1) b): az eset a határidőt közvetlenül megelőző hatvan percben folyamatosan legalább öt percig fennáll,
• 16. § (1) c): az eset a határidő lejártakor fennáll, vagy
• 16. § (2): a határidőt megelőző hatvan percben vagy a lejártakor olyan körülmény merül fel, amely üzemzavart valószínűsít, és az üzemeltető kivizsgálás nélkül nem tudja kétséget kizáróan megállapítani, hogy fennáll-e.

A hosszabbítás mértékét a 16. § (4) bekezdése írja elő: úgy kell meghosszabbítani, hogy megfelelő idő, de legalább a hosszabbításról szóló értesítés megküldésétől számított két nap álljon rendelkezésre, ha a módosításról nem kell hirdetményt feladni, a hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárás kivételével, négy nap, ha a hirdetményt a Közbeszerzési Értesítőben, és hat nap, ha az Európai Unió Hivatalos Lapjában kell közzétenni.

Nem minden hiba egyforma. A rendelet 22. §-a három állapotot különböztet meg. Az üzemszünet előre tervezett, közzétett karbantartás. Az üzemzavar előre nem tervezett, és az EKR korlátozott működőképességét jelenti. A működési hiba egy adott eljárásban felmerülő egyedi hiba, amely megakadályozza az eljárási cselekmény megtételét. A fenti határidőszabály a 22. § (2) és (3) bekezdésére épül, vagyis az üzemzavarra és a működési hibára. Az előre meghirdetett üzemszünet nem tartozik ide, azzal a határidő tervezésekor kell számolni. A 22. § (4) bekezdése pedig kimondja, hogy nem minősül működési hibának a kizárólag az ajánlatkérő vagy a gazdasági szereplő felelősségi körében felmerülő hiba, tehát a saját internetkapcsolat vagy böngésző problémája nem tolja ki a határidőt.

Ha az üzemzavar nem a határidőt, hanem a bontás időpontját érinti, a 16. § (5) szerint az EKR a bontást a működés helyreállítását követően haladéktalanul végrehajtja.

Az üzemeltető a fennálló és lezárt üzemzavarokat a saját honlapján teszi közzé, nem az ekr.gov.hu oldalon: üzemszünetek és üzemzavarok. Erre a közzétételre hivatkozik a 16. §, tehát határidő-vitában ez az elsődleges bizonyíték.

Regisztráció

A 424/2017. Korm. rendelet 6. § (1) bekezdése szerint az EKR használatához regisztráció szükséges, és a regisztráció egységes: ugyanaz a természetes vagy jogi személy egy regisztrációval rendelkezhet.

Amit a hivatalos dokumentáció nem mond ki. A portál felhasználói kézikönyve (v3.19.1) a regisztrációt mezőről mezőre végigvezeti, de sehol nem rögzíti azt, ami egy külföldi vagy első alkalommal regisztráló gazdasági szereplőt leginkább érdekel: az EKR-regisztrációhoz nem kell Ügyfélkapu, KAÜ-azonosítás, AVDH vagy minősített elektronikus aláírás. A belépés felhasználónévvel és jelszóval történik. Ez összhangban van a Kbt. 41/A. §-ával, amely nem engedi meg az ajánlatkérőnek, hogy általános jelleggel minősített elektronikus aláírást követeljen meg.

Az ajánlatkérő szervezetek helyzete más: a 6. § (2) bekezdése szerint az ajánlatkérő szervezet regisztrációja és adatmódosítása a Közbeszerzési Hatóság jóváhagyásához kötött. Gazdasági szereplőnél ilyen jóváhagyás nincs.

Egy terminológiai pont, amely a régebbi összefoglalókban következetesen elavult: a tanácsadói névjegyzék neve ma ÁKSZ (állami közbeszerzési szaktanácsadó). A FAKSZ mint jogintézmény megszűnt, a „FAKSZ regisztráció” fordulat tehát a jelenlegi rendszerre nem alkalmazható.

Ki mit ér el az EKR-ben

Mit ér el az ajánlatkérő és mit a gazdasági szereplő

Művelet	Ajánlatkérő	Gazdasági szereplő
Szervezeti regisztráció	Közbeszerzési Hatóság jóváhagyásával	Jóváhagyás nélkül
Rendszerhasználati díj	Fizeti, eljárásonként	Nem fizet
Eljárás létrehozása, felhívás megküldése	Igen	Nem
Ajánlat vagy részvételi jelentkezés benyújtása	Nem	Igen
Hiánypótlási felhívás	Kibocsátja	Teljesíti
Közbeszerzési dokumentumok megismerése	Közzéteszi	Igen, regisztráció nélkül is
Hirdetmények keresése az eljárástárban	Igen	Igen, regisztráció nélkül is
Értesítés kérése új hirdetményekről	Igen	Igen, regisztráció nélkül is

Az értesítéskérés két ponton tér el attól, amit a felhasználók várnak: regisztráció nélkül is kérhető, e-mail-cím megadásával, és két hónap után lejár. A rendszer a lejárat előtt emlékeztetőt küld, de a megújítás elmulasztása csendben megszünteti az értesítéseket.

Az eljárás létrehozásának is van határideje, amelyet könnyű figyelmen kívül hagyni: az 5/A. § szerint az ajánlatkérő a létrehozástól számított egy éven belül jogosult az eljárást megindító hirdetményt közzétételre megküldeni, hirdetmény nélküli eljárásnál pedig az ajánlattételi felhívást vagy a tárgyalási meghívót kiküldeni.

A hivatalos dokumentáció

Az EKR hivatalos segédanyagai a Támogatás oldalon érhetők el. Onnan jelenleg tizenhárom kézikönyv van linkelve, az alábbiak szerint. Az adatok 2026. szeptember 28-án érvényesek. A kézikönyvek szerzői jogi védelem alatt állnak, ezért itt csak hivatkozunk rájuk, tartalmukat nem vesszük át.

Alapkötetek

Kézikönyv	Mire való	Verzió	Terjedelem
II. kötet, ajánlatkérő	Az eljárási cselekmények teljes köre ajánlatkérői oldalon	3.0	640 oldal
II. kötet, ajánlattevő	Ugyanez ajánlattevői oldalon	2.18.3	167 oldal
Portál	A bejelentkezés nélkül elérhető felület, a nyilvántartások és az eljárástár	3.19.1	316 oldal
eForms	Az uniós hirdetményminták kitöltése	3.0	213 oldal

Modulkézikönyvek

Kézikönyv	Mire való	Verzió	Terjedelem
Árlejtés, ajánlatkérő	Elektronikus árlejtés előkészítése és lebonyolítása	3.0	48 oldal
Árlejtés, ajánlattevő	Részvétel az árlejtésen	3.0	29 oldal
Előzetes piaci konzultáció	A konzultáció meghirdetése és lefolytatása az EKR-ben	2.19.1	75 oldal
Szerződés menedzser és Publikus Szerződéstár	Szerződések és módosítások közzététele	2.10.3	59 oldal
eSzámla	Az elektronikus számla formai ellenőrzése	1.4	14 oldal
IV. kötet, értékhatár alatti beszerzések	A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzések kezelése	V3	139 oldal
Támogató funkciók	Felhasználó- és jogosultságkezelés, szervezeti adatok	2.12	90 oldal
Kbt. 111. § w)	A Kbt. 111. § w) pontja szerinti beszerzések	nincs jelölve	90 oldal
Eredménytájékoztató adatok exportálása	A nyílt adatexportok mezőszótára	12	242 oldal

Négy dolgot érdemes tudni róluk, mielőtt bármelyikre hivatkozik:

• Az ajánlatkérői és az ajánlattevői kötet nem azonos verzión áll. Az ajánlatkérői kötet 3.0-s, az ajánlattevői 2.18.3-as. A két dokumentum tehát nem ugyanazt a rendszerállapotot írja le, és a különbség nem mindig jelölt.
• Az üzemzavar nem szerepel bennük. A legnagyobb tétben lévő helyzet, amellyel egy ajánlattevő találkozhat, a fenti kézikönyvekben érdemben nincs tárgyalva. Erről a gyakran ismételt kérdések egyetlen, hatályon kívül helyezett rendelkezésre hivatkozó bekezdése szól.
• A technikai követelmények elavultak. A gyakran ismételt kérdések ma is „legalább Internet Explorer 9”, Firefox 32 és Chrome 57 böngészőt jelölnek meg. Az Internet Explorer támogatása 2022-ben megszűnt.
• A verziószám nem mindig a dokumentumból jön. A portál kézikönyv borítóján „Backend: 3.17.1 | Frontend: 3.17.1” áll, a 3.19.1 csak a Támogatás oldal címkéje és a fájlnév. A Kbt. 111. § w) kötet borítója egyáltalán nem jelöl verziót. Hét kézikönyv másolás ellen védett, az árlejtési és az eSzámla kötet pedig még a 2019 és 2021 közötti rendszerállapotot írja le.

Ügyfélszolgálat: +36 1 465 8899, munkanapokon 8 és 16 óra között, illetve ugyfelszolgalat@ujvilag.gov.hu. Közbeszerzési jogi kérdésekben az ekr@nfk.gov.hu címet adják meg.