EKR-Leitfaden für Ungarn

Wann das EKR in Ungarn verpflichtend ist

Das EKR (Elektronikus Közbeszerzési Rendszer), das elektronische Vergabesystem Ungarns, ist das staatliche System unter ekr.gov.hu, über das ungarische Vergabeverfahren abgewickelt werden. Betreiber ist die Új Világ Nonprofit Szolgáltató Kft., fachlicher Eigentümer das Nemzeti Fejlesztési Központ (Nationales Entwicklungszentrum, NFK). Die Detailvorschriften regelt die Regierungsverordnung 424/2017. (XII. 19.) Korm.

Die Grundregel ist eindeutig: Nach § 40 Abs. 1 Kbt. sind Vergabe- und Konzessionsvergabeverfahren zwingend über das EKR durchzuführen. Gemäß § 41 Abs. 1 müssen sämtliche Erklärungen und Informationen zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und den Wirtschaftsteilnehmern schriftlich auf elektronischem Weg übermittelt werden.

Ausnahmen von der EKR-Pflicht

Die gesetzlichen Ausnahmen werden in der Praxis häufig ungenau zitiert, weshalb eine klare Differenzierung geboten ist:

• § 41 Abs. 2 Kbt.: Die elektronische Kommunikation ist nicht verpflichtend für vorbereitende Erklärungen nach § 28 Abs. 2 und 4, den formellen Vertragsschluss sowie die Kommunikation nach Zustandekommen des Vertrages. Von diesem letzten Punkt wiederum ausgenommen und damit zwingend elektronisch abzuwickeln sind die Vorab-Streitbeilegung (előzetes vitarendezés, funktional vergleichbar der Rüge), Akteneinsichtsanträge samt zugehöriger Kommunikation sowie Mitteilungen nach § 45 Abs. 2.
• § 41 Abs. 3 Kbt.: Für bestimmte Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung, den Erwerb von Kunstwerken sowie die vertragliche Phase von Innovationspartnerschaften gelten weder die Kommunikationspflicht noch die allgemeine EKR-Pflicht nach § 40 Abs. 1.
• § 41/C Abs. 1 Kbt.: Der Auftraggeber kann festlegen, dass das EKR nicht angewendet werden muss, wenn die Beschaffung Spezialausrüstung oder besondere Dateiformate erfordert, wenn Dateiformate nötig sind, die keine andere allgemein verfügbare Anwendung verarbeitet, wenn besondere Bürogeräte erforderlich sind, wenn physische oder maßstabsgetreue Modelle einzureichen sind oder wenn die Dokumente Geschäftsgeheimnisse oder Verschlusssachen enthalten. In diesem Fall ist nach § 41/C Abs. 2 Kbt. in der Zusammenfassung der Angebotsprüfung zu begründen, warum von der elektronischen Abwicklung abgewichen wurde.

Ein Verweis, den Sie prüfen sollten. § 41/C Abs. 1 lit. e und f Kbt. wurden aufgehoben und sind im aktuellen Gesetzestext nicht mehr enthalten. Eine papierbasierte Verfahrensführung bei dauerhaftem Systemausfall kann daher nicht mehr hierauf gestützt werden. Sowohl die offiziellen EKR-FAQ als auch der Erstattungsleitfaden des Betreibers verweisen bis heute auf lit. e.

Die vier Gebührentatbestände

Systemnutzungsgebühr nach § 1/A der Verordnung 40/2017. (XII. 27.) MvM

Fallkonstellation	Bruttobetrag	Netto zzgl. 27 % USt.
Verfahrensdurchführung im EKR	50.800 HUF	40.000 HUF + 10.800 HUF
Abruf aus einer außerhalb des EKR geschlossenen Rahmenvereinbarung	12.700 HUF	10.000 HUF + 2.700 HUF
Nachträgliche Veröffentlichung nach außerhalb des EKR geführtem Verfahren	12.700 HUF	10.000 HUF + 2.700 HUF
Befreiung nach § 31 Abs. 5 Kbt. oder wegen Systemstörung	0 HUF	gebührenfrei

Die Gebühr hängt davon ab, wo das Verfahren abgewickelt wird und ob es sich um einen Abruf aus einer Rahmenvereinbarung handelt. Verfahrensart, Schwellenwert und Auftragsvolumen haben keinen Einfluss auf den Betrag: Der Regelfall gilt nach der Verordnung einheitlich, also für nationale und EU-weite Verfahren gleichermaßen. Die Gebührenbefreiung bezieht sich nur auf nachträgliche Veröffentlichungen. Wurde die Gebühr für ein Verfahren bereits entrichtet, muss die Erstattung gesondert beantragt werden.

Zahlungsabwicklung und Fristen

Die Zahlung erfolgt ausschließlich per Banküberweisung auf das Konto des Systembetreibers. Entscheidende formale Voraussetzung: Im Verwendungszweck muss die offizielle EKR-Verfahrensnummer angegeben werden, und zwar ohne Sonderzeichen.

Kann eine Überweisung mangels Zuordnungsdaten nicht verknüpft werden, blockiert das System die Fortführung des Verfahrens. Der Betreiber erstattet den Betrag innerhalb von 15 Tagen, und die Gebühr muss unter Angabe des korrekten Kennzeichens erneut angewiesen werden.

Die Kontoverbindung verlinken wir bewusst auf die Website des Betreibers: Eine manuelle Pflege externer Bankdaten birgt unnötige Risiken, da Änderungen des Betreibers zu Fehlüberweisungen führen können. Die tagesaktuellen Angaben finden Sie direkt beim Betreiber: Systemnutzungsgebühr EKR.

Fälligkeit der Gebühr: Nach § 1/A Abs. 4 ist die Gebühr bis zur Absendung der Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe im EKR zu entrichten. Bei Verfahren mit Bekanntmachung bis zum Versand an die ungarische Vergabebehörde, bei Verfahren ohne Bekanntmachung bis zum Versand an die Unternehmen. Als gezahlt gilt die Gebühr erst am Tag der Gutschrift auf dem Konto des Betreibers, die reine Erteilung des Überweisungsauftrags genügt nicht.

Nichtzahlung und Erstattung

Wurde die Gebühr nicht oder unvollständig entrichtet, ist der Betreiber nach § 1/B Abs. 1 berechtigt, die Einleitung des Verfahrens im EKR zu sperren. Einzige Ausnahme ist ein Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung aus Gründen äußerster Dringlichkeit.

Eine Erstattung innerhalb von 15 Tagen sieht § 1/C vor, wenn der Auftraggeber die Bekanntmachung vor deren Veröffentlichung zurückzieht und dies nachweist. Nach § 1/D kann die Gebühr für ein Verfahren, das nicht innerhalb eines Jahres eingeleitet wurde, innerhalb von 90 Tagen nach Ablauf dieser Jahresfrist schriftlich zurückgefordert werden. Die Rückzahlung bei versehentlicher Doppelzahlung entspricht der Praxis des Betreibers, ist jedoch nicht in der Verordnung kodifiziert.

Der Antrag ist rechtsverbindlich unterzeichnet per Post oder über Cégkapu (das elektronische Firmenpostfach) einzureichen. Der Betreiber weist ausdrücklich darauf hin, dass er per E-Mail gesendete Anträge nicht bearbeiten kann. Pro-forma-Rechnungen und Vorauszahlungsanforderungen stellt er nicht aus.

Angebotsfrist und Angebotseröffnung

Die Fristvorschriften der Regierungsverordnung 424/2017. (XII. 19.) Korm. wurden durch zwei Reformen novelliert. Das Fristzeitfenster und der Öffnungszeitpunkt gelten seit dem 1. März 2025. Die Regelung, wonach nach Fristablauf keinerlei verspätete Angebote mehr eingereicht werden können, gilt seit dem 2. Dezember 2025 und erfasst nach § 35 Abs. 14 auch bereits laufende Verfahren.

Geltende Frist- und Öffnungsregeln nach Regierungsverordnung 424/2017

Frage	Geltende Rechtslage
Auf welche Uhrzeit darf die Angebotsfrist gelegt werden?	Ausschließlich auf einen Arbeitstag zwischen 09:00 Uhr und 16:00 Uhr.
Wann beginnt die elektronische Öffnung der Angebote?	Exakt 60 Minuten nach Ablauf der Angebotsfrist.
Können nach Ablauf der Frist noch Angebote eingereicht werden?	Nein. Das Angebot muss vor Fristablauf im EKR eingegangen sein. Das EKR bestätigt den Eingangszeitpunkt, und nach Fristablauf ist eine Einreichung technisch gesperrt.
Kann die Angebotseröffnung wiederholt werden?	Nein, dies schließt § 5/B ausdrücklich aus.

Widerspruch in offiziellen Quellen: In den FAQ des EKR-Portals findet sich bis heute die Angabe, ein verspätetes Angebot könne noch bis zu 24 Stunden nach Fristablauf hochgeladen werden. Nach dem geltenden Wortlaut von § 15 Abs. 3 ist dies ausgeschlossen. Wer sich auf diese veraltete FAQ verlässt, riskiert den unwiderruflichen Fristverlust.

Systemstörung: Wann die Frist nicht abläuft

§ 16 der Regierungsverordnung 424/2017 regelt die Folgen technischer Ausfälle. Die Rechtsfolge ist gravierend: In den genannten Fällen läuft die Angebotsfrist nicht ab, und der öffentliche Auftraggeber ist gesetzlich zur Verlängerung verpflichtet.

• § 16 Abs. 1 lit. a: Das EKR oder der für die Angebotserstellung bzw. Anmeldung erforderliche Modulteil ist in der Angebotsphase vor Fristablauf durchgehend mindestens 24 Stunden lang nicht erreichbar.
• § 16 Abs. 1 lit. b: Die Nichterreichbarkeit besteht in den letzten 60 Minuten vor Fristablauf durchgehend mindestens fünf Minuten lang.
• § 16 Abs. 1 lit. c: Die Störung liegt im exakten Moment des Fristablaufs vor.
• § 16 Abs. 2: In den letzten 60 Minuten vor Fristablauf treten Umstände auf, die eine Störung vermuten lassen, und der Betreiber kann das Vorliegen ohne Untersuchung nicht zweifelsfrei ausschließen.

Das Maß der Fristverlängerung bestimmt § 16 Abs. 4: Die Frist ist so zu verlängern, dass ab Mitteilung mindestens zwei Tage verbleiben, wenn keine Bekanntmachung erforderlich ist, ausgenommen im Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung, mindestens vier Tage bei Veröffentlichung im Közbeszerzési Értesítő (Amtsblatt der ungarischen Vergabebehörde) und mindestens sechs Tage bei Publikation im Amtsblatt der Europäischen Union.

Differenzierung der Fehlerarten: Die Verordnung unterscheidet die geplante Systemwartung (üzemszünet), die unvorhergesehene Systemstörung (üzemzavar) und den verfahrensspezifischen Funktionsfehler (működési hiba). Nur die beiden letzteren lösen die Fristverlängerungspflicht aus. Funktionsstörungen, die ausschließlich im Verantwortungsbereich des Auftraggebers oder des Wirtschaftsteilnehmers liegen (etwa lokale Netzwerk- oder Browserprobleme), berechtigen nach § 22 Abs. 4 nicht zu einer Verlängerung.

Betrifft eine Störung nicht die Angebotsabgabe, sondern die Öffnung, führt das System die Öffnung nach Wiederherstellung unverzüglich automatisch durch.

Offizielle Störungsmeldungen veröffentlicht der Betreiber auf seiner eigenen Website: EKR Systemausfälle und Störungen. Diese Veröffentlichung dient im Streitfall als primäres Beweismittel.

Registrierung im EKR

Nach § 6 Abs. 1 der Regierungsverordnung 424/2017 erfordert die Nutzung des EKR eine vorherige Registrierung. Dieselbe juristische oder natürliche Person darf nur über eine einzige Registrierung verfügen.

Was die offizielle Dokumentation nicht ausspricht. Das Benutzerhandbuch des Portals (v3.19.1) führt Feld für Feld durch die Registrierung, hält aber nirgends fest, was einen ausländischen oder erstmals registrierenden Wirtschaftsteilnehmer am meisten interessiert: Für die EKR-Registrierung ist weder ein Ügyfélkapu-Konto (ungarisches Bürgerportal) noch eine KAÜ-Identifikation, AVDH oder eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Die Anmeldung erfolgt mit Benutzername und Passwort. Dies steht im Einklang mit § 41/A Kbt., der es Auftraggebern untersagt, pauschal qualifizierte elektronische Signaturen vorauszusetzen.

Für öffentliche Auftraggeber ist die Lage anders: Nach § 6 Abs. 2 bedürfen die Registrierung eines Auftraggebers und die Änderung seiner Daten der Genehmigung durch die ungarische Vergabebehörde. Für Wirtschaftsteilnehmer gibt es keine solche Genehmigung.

Ein terminologischer Punkt, der in älteren Zusammenfassungen durchweg veraltet ist: Die Beraterliste heißt heute ÁKSZ (staatlicher Vergabeberater, állami közbeszerzési szaktanácsadó). Der verantwortliche akkreditierte Vergabeberater (FAKSZ) ist ein auslaufendes Rechtsinstitut: Er besteht noch bis 31. Dezember 2026 (§ 197/E Kbt.), neue Eintragungen sind aber nicht mehr möglich. Die zentrale Rolle in der Beraterliste hat heute der ÁKSZ.

Für Wirtschaftsteilnehmer übernehmen wir die Abwicklung der EKR-Registrierung, die Nutzerverwaltung und das Ausfüllen der Formulare im Rahmen unserer Leistungen für Bieter.

Funktionen und Berechtigungen im EKR

Funktionsübersicht für Auftraggeber und Bieter im EKR

Vorgang / Funktion	Öffentlicher Auftraggeber	Bieterunternehmen
Registrierung der Organisation	Genehmigung durch Vergabebehörde erforderlich	Ohne Genehmigung
Systemnutzungsgebühr	Zahlungspflichtig pro Verfahren	Gebührenfrei
Verfahren anlegen und Bekanntmachung absenden	Ja	Nein
Angebot oder Teilnahmeantrag einreichen	Nein	Ja
Nachforderungsaufforderung	Verfassen und Versenden	Erfüllen und Nachreichen
Vergabeunterlagen einsehen	Veröffentlichungspflichtig	Ja, auch ohne Registrierung
Verfahrensrecherche im Archiv	Ja	Ja, auch ohne Registrierung
E-Mail-Benachrichtigung über neue Verfahren	Ja	Ja, auch ohne Registrierung

Die automatische Benachrichtigung über neue Bekanntmachungen erfordert keine Registrierung, erlischt jedoch nach genau zwei Monaten. Das System versendet vor Ablauf Erinnerungsmails. Wird die Verlängerung versäumt, stoppt die Benachrichtigung ohne gesonderte Fehlermeldung.

Für das Anlegen eines Verfahrens gilt nach § 5/A eine Einjahresfrist: Ab dem Anlegen im System muss die Auftragsbekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe innerhalb von einem Jahr abgesendet werden.

Amtliche Dokumentation und Benutzerhandbücher

Die offiziellen Leitfäden und Dokumente des Betreibers sind auf der EKR-Supportseite abrufbar. Derzeit stehen dort dreizehn Benutzerhandbücher zur Verfügung (Stand: 28. September 2026). Da diese urheberrechtlich geschützt sind, verweisen wir hier lediglich auf deren Struktur:

Zentrale EKR-Handbücher

Handbuch	Inhaltlicher Schwerpunkt	Version	Umfang
Band II, Auftraggeber	Gesamter Ablauf der Verfahrensschritte auf Auftraggeberseite	3.0	640 Seiten
Band II, Bieter	Verfahrensschritte und Angebotsabgabe auf Bieterseite	2.18.3	167 Seiten
Portal-Handbuch	Öffentlicher Bereich ohne Anmeldung, Register und Archiv	3.19.1	316 Seiten
eForms-Handbuch	Ausfüllen der europäischen Bekanntmachungsmuster	3.0	213 Seiten

Modulhandbücher

Handbuch	Inhaltlicher Schwerpunkt	Version	Umfang
Elektronische Auktion, Auftraggeber	Vorbereitung und Durchführung einer elektronischen Auktion	3.0	48 Seiten
Elektronische Auktion, Bieter	Teilnahme an der elektronischen Auktion	3.0	29 Seiten
Vorherige Marktkonsultation	Bekanntmachung und Abwicklung der Konsultation im EKR	2.19.1	75 Seiten
Vertragsregister und Verzeichnis öffentlicher Verträge	Veröffentlichung von Verträgen und Vertragsänderungen	2.10.3	59 Seiten
e-Rechnung (eSzámla)	Formatprüfung der elektronischen Rechnung	1.4	14 Seiten
Band IV, Beschaffungen unterhalb der Schwellenwerte	Abwicklung von Beschaffungen unter den Vergabeschwellenwerten	V3	139 Seiten
Unterstützende Funktionen	Benutzer- und Berechtigungsverwaltung, Organisationsdaten	2.12	90 Seiten
Beschaffungen nach § 111 lit. w Kbt.	Beschaffungen nach § 111 lit. w Kbt.	keine Angabe	90 Seiten
Export von Vergabedaten	Feldbeschreibung für den offenen Datenexport	12	242 Seiten

Vier wesentliche Punkte sollten bei der Nutzung beachtet werden:

• Versionsunterschiede: Das Handbuch für Auftraggeber basiert auf Version 3.0, während der Bieterleitfaden noch Version 2.18.3 abbildet. Die Handbücher beschreiben mithin nicht exakt denselben Systemstand.
• Systemstörungen fehlen: Das für Bieter kritischste Risiko, ein Systemausfall vor Fristablauf, wird in den Handbüchern inhaltlich nicht näher erläutert.
• Veraltete Systemvoraussetzungen: Die offiziellen Hinweise listen bis heute veraltete Browser wie den Internet Explorer 9 auf, dessen Support bereits 2022 eingestellt wurde.
• Ungenauigkeiten bei Versionen: Auf dem Deckblatt des Portal-Handbuchs steht „Backend: 3.17.1 | Frontend: 3.17.1“, die Version 3.19.1 ist lediglich die Dateibezeichnung auf der Support-Seite. Der Band zu § 111 lit. w Kbt. enthält überhaupt keine Versionsnummer. Sieben der Handbücher sind kopiergeschützt, und die Bände zur elektronischen Auktion sowie zur e-Rechnung beschreiben den Stand der Jahre 2019 bis 2021.

Offizielle EKR-Hotline des Betreibers: +36 1 465 8899 (an Arbeitstagen von 8 bis 16 Uhr) sowie per E-Mail unter ugyfelszolgalat@ujvilag.gov.hu. Für vergaberechtliche Fragen wird die Adresse ekr@nfk.gov.hu des Nationalen Entwicklungszentrums (NFK) angegeben.