Közbeszerzési szabályzatok elkészítése
A közbeszerzési törvény és a kapcsolódó jogszabályok pontosan megadják az egyes eljárások lefolytatásának szabályait, melynek részét képezi, hogy az ajánlatkérő az adott beszerzési eljárás megkezdése előtt köteles meghatározni a beszerzés eljárásának előkészítése során, lefolytatásának, belső ellenőrzésének felelősségi rendjét, a nevében eljáró, illetve az eljárásba bevont személyek, valamint szervezetek felelősségi körét és a közbeszerzési eljárásai dokumentálási rendjét, a közbeszerzési szabályozás előírásaival és a közbeszerzési hatóság útmutatója alapján.
Ez történhet:
- általános jellegű, a fentiek mindegyikére kiterjedő, az összes közbeszerzési eljárás vonatkozásában irányadó,
- eseti jellegű, a fentiek mindegyikére kiterjedő, de csak az adott közbeszerzési eljárás vonatkozásában irányadó, illetve
- az általános jellegű szabályzatot eseti jelleggel módosító, kiegészítő eseti szabályzattal
Szerződéskötést követően az eljárás előkészítő szakaszában áttekintjük megbízónknak a közbeszerzési eljárásokra vonatkozó belső eljárásrendjeit és azok alapján szükség szerint, illetve a megbízói igények szerint elkészítjük a fentiek szerinti általános és/vagy eseti közbeszerzési szabályzatot.
Műszaki leírás
Közbeszerzési műszaki leírás azoknak az előírásoknak az összessége, amelyek meghatározzák a beszerzendő szolgáltatások, áruk vagy építési beruházás (a közbeszerzés tárgya) tekintetében megkövetelt mindazon jellemzőket, amelyek alapján a közbeszerzés tárgya olyan módon írható le, hogy az megfeleljen az ajánlatkérő által igényelt rendeltetésnek. Erre tekintettel a közbeszerzési dokumentumok ajánlatkérő szempontjából legnagyobb jelentőséggel bíró tagja.
Ennek megfelelően a közbeszerzési műszaki leírás összeállítása elsősorban ajánlatkérő feladata, melyhez azonban adott esetben szükséges lehet igénybe venni hozzáértő külső szakember segítségét. Építési beruházások esetében ez általában nem is elkerülhető, tervezőre – általában többre is – szükséges bevonni a legalább tervek elkészítésébe.
Ugyanakkor a műszaki leírások tartalmával kapcsolatosan számos közbeszerzési jellegű előírást is be kell tartani. Az előkészítési folyamat során ezek betartásához folyamatos támogatást nyújtunk akár közvetlenül a megbízónk, akár az általa a műszaki leírás elkészítésével megbízott szakemberek számára, biztosítva ezzel, hogy a jogszabályi előírásoknak és az ajánlatkérői igényeknek mindenben megfelelő közbeszerzési műszaki leírás kerüljön meghirdetésre.
A közbeszerzés besorolása értékhatárok szerint
A megvalósítandó beszerzést alapvetően két szempont szerint lehet besorolni: a közbeszerzés tárgya és értéke (becsült érték). Mindkettő alapvetően befolyásolja a követendő eljárásrendet, az alkalmassági és értékelési szempontokat és határidőket. Tárgy alapján egy közbeszerzés irányulhat:
- árubeszerzésre,
- szolgáltatás beszerzésére,
- építési beruházás beszerzésére (megvalósítására), melyen belül alapvetően lehet kivitelezés, tervezés és építés,
- a fentiek kombinációjából álló vegyes közbeszerzés
A közbeszerzés tervezésekor különös gondot fordítunk arra, hogy a fentiek alapján a megfelelő közbeszerzési eljárást javasoljuk az értékhatárok figyelembevételével megrendelőink számára.
Alkalmassági és értékelési szempontok
A Kbt. és a kapcsolódó jogszabályok, illetve a hozzájuk kiadott hatósági jogértelmezések és útmutatók nagyon részletes, több száz oldalas előírásrendszert tartalmaznak, melyekre az alkalmassági és értékelési szempontok kialakítása során figyelemmel kell lenni. A beszerzési szakértelemmel nem rendelkező ajánlatkérőtől irreális lenne elvárni, hogy ezen bonyolult szempontrendszernek mindenben megfelelő jogszerű követelményrendszert állítson össze, amely még az ajánlattevő megfelelő kiválasztását is biztosítja.
Minderre tekintettel megrendelőinkkel szorosan együttműködve, kiemelt gondossággal állítjuk össze több évtizedes tapasztalatunk és naprakész jogszabályismeretünk birtokában az eljárás során alkalmazandó alkalmassági feltételeket és az értékelési szempontrendszert.
Ajánlati/részvételi felhívás és a közbeszerzési dokumentumok
A fenti előkészítő munkák eredményeképpen állnak össze az ajánlattevők számára rendelkezésre bocsátott ajánlati/részvételi felhívás (eljárástól függően). Ezek általában az alábbiak:
- ajánlattételi felhívás
- közbeszerzési dokumentáció (útmutató az ajánlattevők számára)
- iratminták
- közbeszerzési műszaki leírás, tervek
- árazatlan költségvetés
- szerződéstervezet
Kiegészítő tájékoztatások
A közbeszerzési eljárás megindítását követően lehetőséget kell biztosítani az ajánlattevők számára, hogy feltegyék kérdéseiket az ajánlatkérői elvárásokkal, a hirdetményben és közbeszerzési dokumentumokban foglaltakkal kapcsolatban az ajánlatkérés teljes időszaka alatt. Az ajánlattevői kérdésekre a válaszokat úgynevezett kiegészítő tájékoztatások formájában határidőre meg kell adni, egységesen minden ajánlattevő számára, függetlenül attól, hogy a kérdés kitől származik.
A beszerzési kérdésekre adandó válaszokat tanácsadóként mi adjuk meg az ajánlatkérő számára, a szakmai kérdések esetében pedig biztosítjuk azt, hogy az ajánlatkérő, illetve szakértői által adandó válaszok jogszerűek legyenek.
Értékelési jegyzőkönyvek és dokumentumok összeállítása
A Kbt. 27. (4) bekezdése alapján ajánlatkérő a közbeszerzés tárgya szerinti szakmai, jogi és pénzügyi szakértelemmel együttesen rendelkező, legalább háromtagú bírálóbizottságot köteles létrehozni az ajánlatok elbírálására és értékelésére. A szakmai kompetencia igazolása jellemzően releváns végzettséggel vagy igazolt gyakorlati tapasztalattal történik, míg a beszerzési szakértelem megszerzéséhez szükséges a közbeszerzési ismeretek alapjait lefedő képzés elvégzése vagy dokumentált eljárásvezetési gyakorlat. A bírálóbizottság írásbeli szakvéleményt és döntési javaslatot készít az eljárást lezáró döntést meghozó személy vagy testület részére. A végső döntési jogkör minden esetben az ajánlatkérőnél marad, a bírálóbizottság csak előkészítő és javaslattevő szerepet tölt be.
A bírálati munka során közbeszerzési szakértelmet értelemszerűen biztosítunk megrendelőink számára, de igény esetén a jogi szakértelem biztosítását is felár nélkül vállaljuk. Feladataink részét képezi a bírálat során készítendő összes jegyzőkönyv, hiánypótlási felhívás, döntési dokumentum, valamint az értékelést és egyben az eljárást lezáró összegezés összeállítása.
Beszerzési szerződés összeállítása
Az eljárást lezáró összegezés kiküldését követően elkészítjük nyertes ajánlattevővel aláírandó szerződést az ajánlatkérési dokumentumoknak, valamint a nyertes ajánlatnak a szerződéskötési kötelezettség beálltakor (általában az ajánlat beadásának határideje) hatályos állapota szerint. Fontos, eredményes közbeszerzési eljárás alapján a szerződést a nyertes ajánlattevővel – közös ajánlattétel esetén a nyertes ajánlattevőkkel – köteles írásban megkötni a közbeszerzési eljárásban közölt végleges feltételek, szerződéstervezet és ajánlat tartalmának megfelelően.
A közbeszerzési szerződés megkötését követően támogatjuk ügyfeleinket a teljesítés nyomon követésében és a kapcsolódó dokumentációs kötelezettségek teljesítésében, biztosítva az eljárás eredményeként létrejött szerződéses viszony megfelelő adminisztrálását. A szerződésmódosítás speciális jogszabályi követelményeknek kell megfeleljen, amelyek betartását az irányuló közbeszerzési eljárásban kötött eredeti feltételekhez képest vizsgáljuk. A közbeszerzés során keletkezett dokumentumok megőrzési kötelezettségében is segítünk, biztosítva a beszerzési eljárásra vonatkozó iratmegőrzési előírások teljesülését.